洛公管办〔2023〕8号

各招标人，中标人，县区公管办，市公共资源交易管理委员会成员单位：

为贯彻落实《国家发展改革委等部门关于严格执行招标投标法规制度进一步规范招标投标主体行为的若干意见》（发改法规规〔2022〕1117号）文件精神，规范招标项目档案管理，保障档案的真实性、完整性、安全性和有效性，根据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国档案法》《建设项目档案管理规范》等有关规定，现就进一步加强工程建设招标项目档案管理工作有关事项通知如下。

一、关于建设工程招标档案的范围

本通知招标档案的范围是指按照国家规定必须招标的工程建设项目在招标投标交易和合同履行过程中产生的各种文件资料和信息数据，包括直接形成的有价值的各种文字、图表、音视频等不同载体的原始资料，是招标投标和履约过程中的真实记录，是项目管理工作的重要依据，必须高度重视招标项目档案的管理工作。

二、招标档案管理的责任分工

（一）招标人的管理责任。落实招标人档案管理的主体责任，招标人应当按照有关规定及时收集、整理、归档交易及合同履行过程中产生的各类文件资料和信息数据，对中标人移交的档案资料予以审核确认。加快推进招标档案电子化、数字化，根据需要配备适应电子档案管理需要的技术设备，并配置适宜安全保存电子档案的存放环境。

（二）中标人的管理责任。中标人包括招标代理机构、施工、监理、勘察设计等项目参建单位，中标单位及其从业人员在所负责项目结束后，应及时向招标人移交全部招标档案资料，配合招标人在规定时间内完成档案资料移交归档工作，按照“一项目（标段）一档案”原则，将每个项目或标段的勘察设计、招标公告、招标文件、开评标记录表、投标文件、中标公示、项目合同、施工、监理、竣工等资料整理归档。移交的文件资料应当齐全、完整、有效、清晰，手续完备。

（三）交易中心的管理责任。进入公共资源交易中心实施招投标交易的工程建设项目，应按照省豫发改公管〔2021〕783号文件的有关规定，建立健全档案管理制度，设专人负责管理，将交易过程中产生的电子文档、音视频等资料进行妥善保管，一项目一归档。档案资料应齐全完整、目录清晰、起止时间明确，存放地点安全、保密，存放期限符合规定，并依法依规提供档案查询服务。

（四）行政监督部门的管理责任。各级招标投标监督管理部门负责本级招标投标项目档案工作的指导、监督和检查，业务上接受档案行政管理部门和上级主管部门的监督和指导。

三、招标项目档案的主要内容

招标项目档案应包括项目立项到竣工验收所形成的历史记录，归档文件和保管期限参照附件《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）执行，主要包括以下内容，

（一）立项文件。包括项目建议书、可行性研究报告、初步设计及投资概算审批文件等。

（二）招标投标文件。包括招标公告、招标文件、开标记录、评标报告、中标人的投标文件、未中标人的投标文件、中标通知书、中标合同、异议及回复、投诉处理的相关资料等。

（三）勘察、设计文件。包括工程选址报告，地质、水文勘察报告，地质图、地形图，化验、试验报告，重要土、岩样及说明，方案论证、设计及审批文件，设计评定、鉴定等。

（四）征地、拆迁、移民文件。包括建设用地评估报告、用地审请审批文件，拆迁方案、拆迁评估、拆迁实施验收文件等。

（五）项目管理文件。包括建设单位（招标人）项目管理组织机构成立、调整文件，项目管理的各项制度、业务规范、工作程序，投资、质量、进度、安全、环保等计划、实施、调整、总结文件，项目建成后交付的固定资产、流动资产、无形资产，竣工决算等。

（六）施工文件。包括进场人员资质、施工设备仪器报审文件，施工组织设计、施工方案及报审文件，开工报告，各种检测检验报告，质量检查、评定文件，竣工图等。

（七）设备文件。主要是建设工程需要购置的各类设备文件，包括工艺设计、说明、规程、试验、技术报告，出场试验报备、产品合格质量证明等。

（八）监理文件。包括监理项目部组建，监理大纲、监理规划、监理实施细则，施工单位资质、人员、设备仪器报审，施工组织设计、施工方案报审，各类检测检验，质量检查评估报告等。

（九）试运行文件。包括准备计划、方案及审批文件，试运行管理、技术规程规范，试运行、验收、维护记录，试运行报告等。

（十）竣工验收文件。包括竣工验收大纲、验收申请、验收报告，项目安全鉴定报告、质量检测评审鉴定文件、质量监督报告，验收组织机构、验收意见等。

（十一）其他文件。项目建设中涉及的信息系统开发、科研项目文件等资料。

四、招标项目档案收集与整理、归档与保管

（一）归档项目资料质量要求

1.项目前期文件、管理文件应符合国家有关法律法规、相关行业的规定；工程技术文件应符合国家、行业有关技术规范和标准的规定。

2.重要活动及事件、原始地形地貌、建设过程中的形象进度、隐蔽工程、关键节点工序、重要部位、地质及施工缺陷处理、工程质量、安全事故、重要芯样等应形成照片和音视频文件。

3.项目资料应格式规范、内容准确、清晰整洁、编号规范、签字及盖章手续完备并满足耐久性要求。文件、资料用纸规格应采用国际标准A4纸（工程图纸、音像资料等可视具体情况确定）。

4.归档的项目文件应为原件。因故用复印件归档时，应加盖复印件提供单位的公章或档案证明章，确保与原件一致。

5.工程竣工时应编制竣工图，竣工图应完整、准确、规范、清晰、修改到位，真实反映项目竣工时的实际情况。

（二）项目资料的收集与整理

1.项目建设过程中形成的、具有考察利用价值的各种形式和载体项目文件应收集齐全，并结合项目建设内容、行业特点和管理模式等特征制定符合项目实际的归档范围和保管期限表。

2.项目资料整理应遵循资料形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理，便于保存和利用。

3.项目档案的组卷应结合项目不同阶段资料的特点，可按照时间、标段、事由、专业、单位工程、分部工程等进行组卷。

4.招标公告、中标人候选人公示、项目履约信息等网络资料应下载或截图打印保存。

5.音像、光盘等无法装订成册的应在档案中统一编号索引，单独保存。

（三）项目资料的归档与保管

1.招标代理机构、勘察设计单位、施工企业资料组卷完毕经单位自查后（实施总承包的项目，分包单位应提交总承包单位审查），依次由监理单位、建设单位工程管理部门、建设单位档案管理机构进行审查；监理资料及第三方检测资料组卷完毕并自查后，依次由建设单位工程管理部门和档案管理机构进行审查。每个审查环节均应形成记录和整改闭环。

2.建设单位形成的资料组卷完毕，经部门负责人审查合格后，提交建设单位档案管理机构归档。

3.归档单位应按建设单位档案管理机构要求，编制交接清册（含案卷目录、档案数量、交接手续等），双方清点无误后交接归档。

4.存储电子招标文件的介质选择依次为光盘、磁带、硬磁盘等。

5.建设单位（招标人）在条件允许的情况下应单独建立档案库房，档案库房应符合防火、防盗、防水、防潮、防高温、防紫外线照射、防尘、防有害生物（霉、虫、鼠）的要求。

五、招标项目档案使用、移交和销毁

（一）各建设单位（招标人）要建立健全招标投标项目档案查（借）阅登记制度，妥善管理，合理使用。

（二）档案使用者应对档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封或抽换。

（三）项目竣工验收后，建设单位（招标人）应按有关规定归档管理档案资料，移交期限届满的，应当按照国家有关规定，定期向档案馆移交。档案移交时，应办理移交手续。

（四）保管期满的招标项目档案，应按照档案法规定程序和经档案主管部门鉴定后，按要求进行销毁。

六、监督检查与责任

各招标投标行政监督管理部门应加强对招标投标项目档案工作的指导、监督和检查。建设单位（招标人）应积极配合档案行政管理部门的检查，招标人或中标人未按照规定进行档案管理，盗取、篡改、损毁、伪造、变造、隐匿、擅自销毁招标档案资料，不配合或拒绝有关部门依法实施监督检查或者在监督检查中不如实提供招标档案的，由行政管理部门责令限期改正，拒不执行的，应依法依规追究相关责任单位和责任人的责任。

本通知自下发之日起执行。

附件：《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）

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